Documentos y versiones dispersas
Cada área guarda su versión vigente en un lugar distinto y nadie puede citar la definitiva sin preguntar.
Grupo Gelvez | Sistema de Gestión Integrado | Fase 1
SGI en un solo aplicativo, con un piloto que se puede verificar
Ocho módulos en su nivel base y un área piloto que corre de punta a punta: checklist, no conformidad, plan, evidencia y correo. La gestión ya existe; lo que se construye es el hilo que hoy falta.
8 módulos + un área piloto16 semanasInversión: COP 12,5 M
01Comunicación
02Documental
03Riesgos
04Plan anual
SGIPiloto de un área · Fase 1
05Auditorías
06Acciones y NC
07Indicadores
08Directivo
JulianCastiblanco.com × LemaBot Technologies01 / 08
Punto de partida
La gestión existe; lo que falta es el hilo que la une
×
Riesgos sin trazabilidad
El hallazgo se documenta, pero no se sigue hasta su plan, su responsable y su cierre efectivo.
Notificaciones manuales
Los recordatorios dependen de que alguien se acuerde de enviarlos, y el escalamiento se pierde.
Evidencia no unificada
La prueba queda en correos, carpetas y capturas sueltas: reconstruirla cuesta más que generarla.
Ocho módulos funcionando por separado no son un sistema: son ocho fuentes de verdad. El SGI los conecta sin reemplazar lo que ya funciona.
El costo hoy es reconstruirSGI | Punto de partida02 / 08
Flujo del piloto
De la auditoría a la evidencia, con el correo como canal
01
Checklist del área
Qué se revisa, con qué regla y con qué criterio de éxito.
02
No conformidad
El hallazgo queda registrado y deja de vivir solo en el informe.
03
Plan con responsable y plazo
Se genera desde la NC, con dueño y fecha comprometida.
04
Evidencia vinculada
La prueba se adjunta al hallazgo, no a una carpeta perdida.
05
Correo con pre-informe
A los líderes, con el estado y lo que falta por cerrar.
Sin respuesta en 3 días hábiles
El sistema envía el informe final. El escalamiento deja de depender de la memoria de una persona.
SGI | Flujo del piloto03 / 08
Ventajas operativas
Trazar sin reemplazar lo que ya funciona
Un expediente por hallazgo
Hallazgo, plan, evidencia y cierre en el mismo hilo: se consulta el estado sin reconstruirlo desde el correo.
Lectura de fuentes, con gate
Opimática, AppSheet, Power BI y Drive en modo lectura. Cada fuente pasa su dictamen: si no pasa, queda documentada como no-go.
Tablero y bitácora
Control interno ve el avance del área en el momento, con el registro de quién hizo qué y cuándo.
Cierre humano
La acción se cierra con verificación humana sobre la evidencia. El sistema orienta y registra; no cierra hallazgos por sí solo.
SGI | Ventajas04 / 08
Alcance verificable
Ocho módulos nivel base y un área piloto
Incluye
- ✓Los 8 módulos en su nivel base, entregados por fases.
- ✓Piloto de un área: checklist → NC → plan → evidencia → correo.
- ✓Hasta 2 integraciones de lectura que pasen su gate.
- ✓Tablero, bitácora y documentación funcional del piloto.
- ✓Demo conceptual con datos ficticios y guía de despliegue.
No promete
- ×Escritura o actualización en cualquier sistema del cliente.
- ×WhatsApp en la base: el piloto notifica solo por correo.
- ×Certificación ISO, concepto jurídico o auditoría externa.
- ×App móvil nativa y migración de datos.
- ×Plan Enterprise de AppSheet ni API de Looker como hechos.
- ×Visor de IA, agente legal, portal de Junta y mentoría.
Estado reportado: Opimática con APIs y vistas; AppSheet sujeto al plan Enterprise (verbal, sin validar); Power BI y Drive viables con permisos otorgados; Zeus fuera de la base. Ninguna integración se considera resuelta.
SGI | Alcance05 / 08
Experiencia propuesta
El área ejecuta; control interno ve el contexto
Checklist del áreaPiloto activo
✓Procedimiento vigenteValidado
✓Registro de inspecciónValidado
!Control de calibraciónRevisar
✓Responsable asignadoValidado
Bandeja de NC y planesSesión en curso
NC-014 · Sellado fuera de rangoJ. Pérez · vence 22 sep
AbiertaNC-012 · Registro incompletoM. Rojas · vence 24 sep
En planNC-009 · Evidencia faltanteCalidad · vence 26 sep
En planNC-007 · Revisión vencidaCierre verificado por el área
CerradaEvidencia y tableroBitácora
Foto de sello · NC-014Adjunta al hallazgo · 12 sep
VinculadaActa de revisión · NC-012Firmada por el líder del área
VinculadaCorreo de pre-informeEnviado a 3 líderes · 11 sep
3 días hábiles04NC abiertas en el piloto
02fuentes de lectura habilitadas
Interfaz conceptual con datos ficticios. Ilustra el flujo del piloto; no demuestra conectividad, seguridad, precisión ni escalabilidad en producción.
SGI | Interfaz conceptual06 / 08
Inversión preliminar
SGI Fase 1: un frente, un precio
Inversión SGI
12,5 M
COP 12.500.000. Valor preliminar, pendiente de definición tributaria.
Bloques
Cuatro bloques por fase
Servicios profesionales de F1 a F4, con el piloto entregado primero.
Lecturas
Hasta 2 fuentes habilitables
Integraciones de lectura que pasen su gate, con patrón estandarizado.
Seguridad
Servicio de despliegue
Secretos, variables, rutas públicas, autenticación básica y checklist.
Infraestructura
VPS y dominio del piloto, aparte
$800.000 del año 1, cotizados como infraestructura y no dentro de los servicios.
Fuera del precio: servidor de producción, tokens y consumo IA, licencias de terceros (AppSheet Enterprise, Looker y otras), canales y anualidades. La operación y el mantenimiento no están incluidos: se cotizan aparte solo si se solicitan.
SGI | Inversión07 / 08
Plan de ejecución
16 semanas relativas, con el piloto primero
01
Piloto de un área
Checklist, NC, plan con responsable y plazo, evidencia, correo y tablero. Es lo primero que se ve funcionando.
Semanas 1–402
Documental y plan anual
Edición en línea, aprobación del líder por checklist, matriz documental con versiones, plan anual y tiempos.
Semanas 5–903
Riesgos, KPIs y directivo
NC hacia riesgos, cuantificación parametrizada, articulación hallazgo ↔ norma, indicadores y módulo directivo.
Semanas 10–1304
Lectura y cierre
Integraciones que pasen gate, demo conceptual, guía de despliegue y handover. Lo que no pasa gate queda como no-go.
Semanas 14–16El reloj cuenta desde el acta de inicio y los accesos mínimos, no desde una fecha fija. Las esperas por accesos, terceros o cambios de alcance suspenden el cronograma.
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